檔案管理工作是對檔案進行保存與利用，同時也是組織機構(gòu)做出決策和文化組織建設(shè)的重要參考及決策依據(jù)，然而伴隨著科技不斷進步以及信息管理技術(shù)的發(fā)展，檔案管理逐漸和管理人員的觀念及管理結(jié)構(gòu)和模式越來越不適用，從而造成檔案管理的效率和安全性都有所減損，單位在構(gòu)建管理體制方面也出現(xiàn)了劣勢。如何對檔案管理工作進行現(xiàn)代化管理，提升檔案管理科學化水平，成為現(xiàn)階段檔案管理工作的核心問題。
檔案管理科學化的現(xiàn)實困境
數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程緩慢，信息化建設(shè)滯后。隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化與信息化已成為提高管理效能和確保檔案安全的核心。然而在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進程中，眾多機構(gòu)仍遭遇顯著挑戰(zhàn)。特別是在信息化建設(shè)的初期階段，諸多檔案管理系統(tǒng)依舊依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案處理方法，缺少高效的電子檔案管理平臺以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理規(guī)范。這種轉(zhuǎn)型進程的遲緩，不僅降低了檔案管理的效率，還增加了信息共享與協(xié)作的難度。因此，推進信息化平臺的構(gòu)建與整合，對于提升檔案管理的科學化水平至關(guān)重要。
檔案信息共享困難，跨部門協(xié)作缺乏。盡管現(xiàn)代信息技術(shù)的進步為檔案管理帶來了諸多機遇，然而眾多機構(gòu)仍舊面臨著檔案信息孤立、數(shù)據(jù)共享困難的挑戰(zhàn)。由于不同部門及系統(tǒng)間在數(shù)據(jù)格式、存儲方式以及管理流程上存在差異，導(dǎo)致了信息資源的分散和重復(fù)利用的問題。檔案信息的流通效率低下，無法滿足跨部門協(xié)作和決策支持的需求。這一問題直接制約了檔案資源價值的發(fā)揮與利用效率的提升。因此構(gòu)建統(tǒng)一的信息共享平臺和跨部門的數(shù)據(jù)協(xié)同機制，已成為檔案管理領(lǐng)域亟待解決的關(guān)鍵問題。
數(shù)據(jù)安全和隱私保護問題突出。隨著檔案管理逐漸向電子化轉(zhuǎn)型，數(shù)據(jù)安全與隱私保護的重要性日益凸顯。檔案資料中通常涉及敏感信息，包括但不限于個人隱私、商業(yè)機密等，若缺乏周全的安全防護措施，極易遭受信息泄露、篡改乃至丟失的風險。特別是在信息化時代背景下，跨部門、跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享可能引發(fā)安全漏洞及合規(guī)性問題。因此強化數(shù)據(jù)安全管理，確保檔案信息的安全性與合法性，是促進檔案管理科學化發(fā)展的基礎(chǔ)性保障。
人才匱乏，專業(yè)化發(fā)展滯后。檔案管理是一項涉及多學科領(lǐng)域的工作，對從業(yè)者而言，需掌握檔案學、信息技術(shù)以及管理學等多項知識與技能。然而目前多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)背景相對單一，信息技術(shù)應(yīng)用能力不足。盡管許多機構(gòu)已經(jīng)實施了培訓計劃，但在智能化與信息化的應(yīng)用層面，專業(yè)能力的不足依然顯著。為了滿足檔案管理科學化的需求，必須強化檔案管理人員的培訓工作，提高其信息技術(shù)應(yīng)用水平和創(chuàng)新思維能力，從而促進檔案管理的專業(yè)化發(fā)展。
提升檔案管理科學化水平的措施
構(gòu)建健全的制度體系，強化規(guī)范引導(dǎo)。科學的制度管理是檔案管理科學化的制度基礎(chǔ)。單位需要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等，按照實際業(yè)務(wù)內(nèi)容，健全檔案管理制度，如制定電子檔案采集規(guī)范、查閱權(quán)限、保密等級、檔案移交程序等內(nèi)容，用規(guī)范的操作規(guī)定完善各項管理工作，保證檔案管理工作全程有據(jù)可依，效果明顯。單位可以通過制度上墻、程序固化、不定期檢查等有效措施強化工作執(zhí)行力，保證各類規(guī)章管理制度落地生根，推動檔案管理科學化。
轉(zhuǎn)變理念，構(gòu)建現(xiàn)代檔案治理意識。以“檔案事務(wù)性管理”為重點，強調(diào)檔案對于知識管理、政策制定與組織實施管理以及組織文化建設(shè)等方面的重要性，更應(yīng)充分發(fā)揮管理者的價值訴求，在對各單位各類檔案工作管理人員和領(lǐng)導(dǎo)進行全方面宣傳教育的同時，圍繞檔案事務(wù)工作開展教育和培訓，以此提升全體檔案人員的檔案意識，同時可有效調(diào)動相關(guān)管理人員的積極性。轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作管理理念，可以在一定程度上保證檔案管理工作的科學性，促進檔案資源在各部門之間共享利用。
推動信息技術(shù)深度融合，實現(xiàn)智慧管理。在檔案管理中實現(xiàn)科學化，最核心的是以信息技術(shù)為主導(dǎo)。借助大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等，搭建統(tǒng)一的、集中的、安全的數(shù)字檔案管理信息平臺，從而實現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、查詢、備份等智能檔案管理模式。建設(shè)電子檔案庫，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源化，方便集中管理與高效調(diào)?。粦?yīng)用數(shù)字簽名技術(shù)與加密算法，確保檔案信息的不可篡改性與可信度，在保障檔案數(shù)據(jù)原始性的同時提升其法律效力；引入AI智能檢索技術(shù)，提升檔案信息的檢索效率與準確性；設(shè)置權(quán)限認證系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性與合規(guī)性，保護檔案的隱私和敏感性。兩種技術(shù)相融合之后，對于檔案管理工作就可以高效智能化進行，其管理效率得以提升，同時檔案本身的安全性、完整性都可以得到更好的保障。
加強專業(yè)人才隊伍建設(shè)。高素質(zhì)的復(fù)合型人才是檔案管理工作科學化轉(zhuǎn)型的可靠保證。各單位要建立健全人才的選進、培養(yǎng)、任用、留置全程機制，一方面對招聘人員要求要有所提高，主要招聘檔案管理、信息技術(shù)及管理學方面的專業(yè)人才；另一方面要加強現(xiàn)有人員的信息技術(shù)方面的專業(yè)培訓。同時，健全激勵機制，留住關(guān)鍵人才。高素質(zhì)人才的建設(shè)是檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展以及單位實現(xiàn)檔案管理科學化和信息化的需要。
加強資源整合與協(xié)同合作機制建設(shè)。構(gòu)建資源共享平臺也是提高檔案服務(wù)利用效率的重要措施。需要破除傳統(tǒng)檔案單位信息壁壘，突破部門、系統(tǒng)間檔案信息的互聯(lián)互通，促進檔案信息數(shù)據(jù)集中共享和協(xié)同管理，構(gòu)建檔案信息高效流通的體制和機制。單位也可以通過推進校企合作、政企合作的形式來促進技術(shù)以及資源的優(yōu)勢互補，以此來改善檔案管理服務(wù)的專業(yè)性和創(chuàng)新發(fā)展性，從而借助資源的整合與協(xié)同能夠促進檔案信息利用價值的有效提高，推動檔案管理科學化進程。
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